Joule es la solución de inteligencia artificial de SAP que actúa como un asistente dentro de las aplicaciones compatibles. Puedes pedirle, en lenguaje cotidiano, que consulte información, te oriente en un proceso o te ayude a realizar determinadas tareas. Lo que puede hacer depende de la solución SAP, las capacidades habilitadas y los permisos del usuario.
Para elegir un primer caso de uso de Joule, parte de una tarea frecuente y acotada, confirma que la capacidad está disponible para tu solución SAP y compara tiempo, calidad y costo antes y después. El piloto debe terminar con una decisión: ampliar el uso, ajustar el caso o detenerlo.
Puedes comenzar con una tarea que hoy consume tiempo o con una duda sobre lo que Joule podría aportar. La elección del caso, los requisitos y una primera estimación de esfuerzo e inversión se pueden construir durante la evaluación.
SAP muestra ejemplos de uso en finanzas, compras, operaciones y recursos humanos. Cada ejemplo debe contrastarse con la solución, la versión y las funciones habilitadas en la empresa.
Consultar cómo funciona un proceso, recuperar un dato de negocio y ejecutar una operación son alcances diferentes. Describe cuál necesitas y verifica sus condiciones antes de comprometer el piloto. Una demostración comercial puede ayudar a entender una posibilidad; la documentación del producto permite comprobar si aplica al entorno que vas a utilizar.
En el ERP, distingue SAP S/4HANA Cloud Public Edition, asociada a GROW with SAP, de SAP S/4HANA Cloud Private Edition, asociada a RISE with SAP. Si todavía estás evaluando esa elección, puedes revisar qué ruta considerar según tu ERP actual.
El modelo comercial de SAP Business AI distingue capacidades Base incluidas en suscripciones elegibles y capacidades Premium que consumen AI Units. La métrica depende de la función: puede considerar acciones, solicitudes, registros o usuarios. Confirma el alcance y las condiciones aplicables a tu contrato. Contar con Joule no implica tener todas sus capacidades incluidas o activadas.
Revisa por separado el consumo de IA y el dimensionamiento de usuarios y licencias de SAP S/4HANA Cloud. Esa separación ayuda a explicar qué cubre cada componente de la estimación.
Empieza por observar dónde se repite un esfuerzo concreto: localizar información, llegar a una aplicación, revisar el estado de una solicitud o preparar una respuesta. Define quién realiza la tarea y cómo reconoce que la terminó correctamente.
Para comparar candidatos, revisa cinco aspectos:
Si el problema se puede resolver con una búsqueda guardada, una mejora de permisos o un flujo estándar, compara también esa alternativa. La decisión debe considerar el esfuerzo total y el resultado esperado.
Estos candidatos se inspiran en escenarios descritos por SAP. Su disponibilidad requiere validación por producto; los indicadores son una propuesta para evaluar el piloto.
| Área y solución | Tarea acotada para explorar | Indicador inicial |
|---|---|---|
| Finanzas en SAP S/4HANA Cloud Public Edition | Consultar importes asignados entre centros de costo y acceder al informe de la ejecución correspondiente. | Tiempo hasta obtener el importe correcto y comprobar su respaldo. |
| Compras en SAP Ariba | Consultar el estado de una solicitud de compra. | Tiempo por consulta y proporción de respuestas correctas. |
| Operaciones en SAP S/4HANA Cloud | Consultar datos de una orden de producción. | Tiempo de búsqueda y necesidad de correcciones. |
| RR. HH. en SAP SuccessFactors | Localizar pendientes de feedback de entrevistas. | Tiempo para identificar el pendiente correcto y completar la consulta. |
SAP documenta la consulta de resultados de asignación con Joule en SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Permite consultar importes asignados entre objetos de costo y acceder al informe de la ejecución correspondiente. Es un caso acotado para explorar con un equipo que ya trabaja con esas asignaciones.
Para probarlo, selecciona resultados existentes y conserva los informes que servirán de referencia. La documentación de capacidades de Joule describe consultas por período, año fiscal, libro mayor y objetos de costo. Comprueba que el importe y su contexto coincidan con la referencia, y que el usuario llegue al informe correcto.
Un criterio de aceptación podría ser: «el usuario obtiene el importe solicitado, identifica su origen y lo valida con menos esfuerzo». Mide toda la conversación, incluidas las aclaraciones y reformulaciones. Una explicación sobre qué es una asignación puede ser útil para aprender; la prueba debe comprobar si resuelve la consulta concreta.
Este ejemplo acredita una capacidad documentada por SAP. El ahorro de tiempo y el valor para cada empresa se determinan con su propia prueba, una vez confirmadas las condiciones de uso.
La validación técnica debe responder a la tarea elegida. La guía de integración de Joule documenta requisitos de producto, región, identidad e integración. En la ruta gestionada por el cliente contempla SAP BTP, SAP Cloud Identity Services y derechos de uso específicos.
SAP también describe una ruta de activación gestionada por SAP. Su disponibilidad y alcance deben confirmarse para las aplicaciones de la empresa. El equipo de TI debe identificar la ruta aplicable antes de estimar el trabajo de configuración.
Para aprobar el inicio, proponemos revisar:
Si el caso incluye una acción, define cómo comprobar su resultado en SAP: el estado final del registro, la operación realizada y las aprobaciones que correspondan. Incluye esa comprobación en el tiempo medido y registra cualquier ejecución parcial.
Los antecedentes se pueden completar con TI y el dueño del proceso durante la evaluación. Conviene concentrar la preparación en los datos y accesos del caso elegido, y registrar por separado las mejoras más amplias que requiera el entorno.
Toma una línea base del proceso actual antes de comenzar. Para una tarea diaria puedes reunir registros durante varias jornadas; para un proceso de cierre necesitarás cubrir el ciclo pertinente. La cantidad de observaciones debe representar los casos normales y las excepciones relevantes.
Compara tareas equivalentes y registra cambios de volumen, complejidad o experiencia de los usuarios. Si es posible, utiliza un grupo comparable o alterna tareas similares. Incluye los intentos fallidos y el tiempo de volver al procedimiento habitual.
| Dimensión | Qué registrar | Cómo interpretarlo |
|---|---|---|
| Adopción | Usuarios participantes y tareas elegibles realizadas con Joule. | Permite saber qué parte del proceso se está evaluando realmente. |
| Eficiencia | Tiempo hasta completar y validar la tarea, incluidas aclaraciones, reformulaciones, revisión y fallos. | Compara tareas equivalentes y cuenta la conversación completa. |
| Calidad y respaldo | Resultados correctos, contexto comprobado, acceso al respaldo y errores críticos. | Verifica que la respuesta resuelva la tarea solicitada y pueda contrastarse. |
| Costo | Consumo de IA, operación, acompañamiento y preparación. | Compara costos y beneficios dentro del mismo período. |
| Resultado de negocio | Indicador del proceso, como tiempo de respuesta o cumplimiento de plazos. | Revisa otras causas antes de atribuir el cambio al piloto. |
La calidad merece revisión desde el inicio, incluso con pocos usuarios. Una adopción baja puede revelar problemas de utilidad, capacitación o acceso. En el caso financiero anterior, consultar más veces solo aporta valor si el equipo obtiene y valida la información que necesita.
También puedes comparar el costo por tarea correcta: divide los costos atribuibles al piloto durante el período entre las tareas aceptadas con el criterio acordado. Incluye el costo de los intentos fallidos y declara cómo distribuyes la inversión inicial.
Ejemplo hipotético para explicar el cálculo. Un equipo completa 1.000 consultas comparables al mes. Cada consulta requiere seis minutos con el procedimiento actual. Durante la prueba, la interacción con Joule toma tres minutos y la revisión o corrección agrega un minuto promedio. Estas cifras no proceden del caso de asignaciones descrito antes ni de resultados de SAP o de clientes Quality.
| Concepto | Valor del ejemplo |
|---|---|
| Consultas comparables al mes | 1.000 |
| Tiempo anterior por consulta | 6 minutos |
| Tiempo con Joule, incluida revisión | 4 minutos |
| Diferencia por consulta | 2 minutos |
| Tiempo recuperado mensual | 1.000 × 2 ÷ 60 = 33,3 horas |
El cálculo supone que las 1.000 consultas se realizaron con el nuevo procedimiento y que el tiempo medido incorpora las correcciones y los fallos. Si Joule se utiliza solo en una parte del volumen, aplica el cálculo a esa parte.
Las 33,3 horas representan capacidad recuperada. Para convertirla en valor económico, identifica cómo se aprovechará: reducir horas extra, evitar un costo externo o atender más trabajo con una necesidad real. Multiplicar horas por un costo interno sirve para valorar capacidad, pero no demuestra por sí solo un ahorro de caja.
Calcula por separado el costo total del período: configuración, integración, capacitación, consumo de IA cuando corresponda, supervisión adicional y evolución. Los costos iniciales deben aparecer en la evaluación, aunque se presenten aparte de los costos recurrentes. Evita contabilizar dos veces el tiempo de revisión ya incluido en la medición.
ROI del período = (beneficio monetario acreditado − costo total del período) ÷ costo total del período × 100.
Cuando todavía no puedas acreditar un beneficio monetario, presenta las horas recuperadas, la calidad y el costo por tarea correcta. Es información suficiente para discutir el siguiente paso sin confundir una estimación de capacidad con un retorno financiero realizado.
Antes de comenzar, acuerda qué resultado justificará ampliar, ajustar o detener el caso. Por ejemplo, el equipo puede fijar una reducción mínima de tiempo, un nivel de calidad aceptable y un costo máximo por tarea. Esos umbrales deben responder al proceso; no hay un porcentaje universal para todos los pilotos.
Resume el alcance en una ficha breve: tarea, participantes, capacidad SAP verificada, datos y accesos, volumen, línea base, responsable, período y criterio de decisión. Puede completarse durante una conversación y afinarse con la prueba.
Al cerrar, identifica qué funcionó, qué falló y qué cambia al incorporar más personas o procesos. Si el caso requiere ajustes, conserva el aprendizaje y comprueba de nuevo el resultado antes de ampliarlo.
Sí. Puedes partir de una tarea que consume tiempo o de una duda sobre Joule, con la información que tengas. Durante la evaluación podemos ordenar las alternativas, revisar su viabilidad y construir una primera referencia de esfuerzo e inversión. Los requisitos del caso se validan antes de activar el piloto.
El alcance depende de la solución, la capacidad y la oferta contratada. Hay que revisar qué está incluido, qué requiere activación y qué puede generar consumo adicional. La presencia de una función en el catálogo de SAP no confirma por sí sola su inclusión en la suscripción de la empresa.
El caso de Joule puede formar parte de esa evaluación. Se revisa contra la edición, las capacidades y la oferta que estés considerando, y se incorpora a la estimación con supuestos explícitos.
Debe cubrir suficientes tareas comparables y el ciclo del proceso que quieres mejorar. La duración se acuerda según frecuencia, complejidad y excepciones; el calendario de un cierre mensual será distinto al de una consulta diaria.